Geralmente é criado um pequeno grupo coordenador inicial, composto paritariamente por funcionários municipais e lideranças da sociedade, com a missão de planejar e executar os primeiros passos do processo. Este grupo pode ser responsável por iniciar as negociações com alguns parceiros já identificados como estratégicos, começar a divulgar o projeto e reunir informações sobre algumas das questões básicas.

É necessário um orçamento inicial para o início das atividades e a indicação de alguns funcionários para apoiar o trabalho do Grupo de Parceiros, pelo menos no começo. Também é possível realocar fundos e contar com o envolvimento de parceiros da sociedade civil que podem contribuir com seus recursos, sejam financeiros, de tempo ou capacidades técnicas específicas.

A Prefeitura deve indicar um(a) Coordenador(a) para o processo, que sirva como interface com o Grupo de Parceiros. Ao estabelecer esta função é preciso considerar:
- A pessoa tem as habilidades e recursos necessários?
- Terá o apoio de seus colegas?
- Estará ocupando funções conflitantes? Fazendo diversas coisas ao mesmo tempo?